Der Anrufbeantworter – die hörbare Visitenkarte eines Unternehmens

„Herzlich willkommen bei der Firma Mustermann – bei uns sind Sie goldrichtig! Unser Mitarbeiter wird Sie in wenigen Augenblicken persönlich beraten!“ – erfolgreiche Unternehmen lassen auch bei der Begrüßung Ihrer Kunden am Telefon nichts zufällig geschehen. Die Technik, in Form eines Anrufbeantworters macht’s möglich, dass der Anrufer bereits beim ersten Klingeln freundlich und kompetent begrüßt wird.

Telefonanlagen beziehungsweise Anruf-Beantworter sind erst in den letzten 20 Jahren populär geworden. Die erste Form des Anrufbeantworters, der Ende der 50er Jahre auf den Markt kam, konnte lediglich eine Abwesenheitsnotiz wiedergeben. Erst einige Zeit später war es technisch auch möglich, eingehende Nachrichten aufzuzeichnen. Heutzutage ist weitaus mehr möglich: persönliche Mobilboxen, freundliche Begrüßungsschleifen, individuelle Ansagen zum Weiterverbinden und die akustische Abwesenheitsnotiz während der Mittagspause oder während der Feiertage.

In Zeiten in denen es sich keine Firma mehr leisten kann, sich am Markt mit einer uneinheitlichen Corporate Identity zu präsentieren, erkennen zahlreiche Firmenchefs die Macht einer professionellen Telefonansage. Hier handelt es sich schließlich um die akustische Visitenkarte des Unternehmens. Hand auf’s Herz: Würden Sie etwa auf einer Businessveranstaltung ihre Kontaktdaten unleserlich auf einem durchnässten Bierdeckel weitergeben? Dasselbe gilt auch für Telefonansagen: Ihre Sekretärin mag in ihrem Bereich ein wahrer Goldschatz sein, beim Besprechen des Anrufbeantworters wird aber eine fehlende Sprechausbildung hörbar.

Der erste Kundenkontakt erfolgt in den meisten Fällen am Telefon – wie wir alle wissen: Der erste Eindruck zählt!

Telefonansagen, vom Profi gestaltet, bringen viele Vorteile:

-der Kunde wird IMMER mit dem korrekten Firmenwording begrüßt
-bei Wartezeiten wird der Anrufer nicht alleine gelassen
-die Schleife zum Weiterverbinden eignet sich, seine Dienstleistungen oder Produkte auch akustisch zu bewerben
-Die Kunden werden über Öffnungszeiten und andere Kontaktmöglichkeiten (zum Beispiel die Homepage) informiert
-Native Speaker sorgen auch bei internationalen Firmen für den richtigen Ton!
-Sofern vorhanden kann auch das firmeneigene Soundlogo verwendet werden.

„Ein ganz wichtiger Punkt bei Telefonschleifen ist auch die Musik: Musik vermittelt Emotionen und kann gezielt zur Kundenbindung eingesetzt werden,“ erklärt André Brunner, der schon mehrere hundert Telefonansagen produziert hat „aber Achtung: Tina Turner mit „The Best“ mag zwar ein tolles Lied sein, aber wenn man diesen Titel bei der Firmenansage verwendet kann es schnell teuer werden!“ Bei geschützten Songs kommen zusätzlich zu den Produktionskosten auch die laufenden AKM Gebühren. Deshalb greifen Tonstudios auf akm-freie Titel zurück, sofern keine eigens komponierte Firmenmusik zur Verfügung steht.