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Wie Sie Ihre Angestellten im Meeting wachhalten

Nervöses Fingertrommeln, unruhiges Rutschen auf den Stühlen, Gähnen ohne Zurückhaltung. Und war das gerade ein Schnarchen?

Meetings, Sitzungen und Konferenzen sind oft einschläfernd. Was kann man als Chef tun? Meetings, das einst hippe, US-amerikanische Pendant zu den deutschen Sitzungen, sind eigentlich etwas Gutes. Im Grunde sind sie dafür gedacht, sich auszutauschen, kollektive Entscheidungen zu treffen, Prozesse transparent zu gestalten und den Teamzusammenhalt zu stärken. Kurz gesagt: Die Firma gemeinsam zum Erfolg zu führen. Als persönlichere Alternative zur trockenen Rundmail sind häufige und ausgiebige Meetings deshalb in vielen Unternehmen zur Standardprozedur avanciert. Das Problem ist nur: Oftmals bringen sie nichts.

Faulheit der Mitarbeiter ist nur das kleinere Übel

Tatsächlich zeigen diverse Studien und Umfragen, dass vielen Arbeitnehmern die ständigen Besprechungen zuwider sind. Jedes dritte Meeting erscheint den Befragten sinnlos, da keine greifbaren Resultate erzielt werden. So entsteht schnell ein Negativ-Kreislauf, denn nach zahlreichen frustrierenden Erfahrungen geht man mit immer weniger Elan in die nächste Zusammenkunft. Viele Führungskräfte haben wiederum das Gefühl, von ihren eigentlichen Arbeitsaufgaben abgehalten zu werden. Spitzenmanager bringen sogar bis zu 90% ihrer Arbeitszeit in Meetings zu – eine riesige Zeitverschwendung, die zulasten der Effizienz eines Unternehmens geht. Wenn die ausführlich besprochenen Inhalte mal wieder nicht in den Köpfen hängengeblieben sind, ist es am einfachsten, die Schuld in der generellen Unlust und geringen Arbeitsmoral der Angestellten zu suchen. Wahrscheinlich wurde das Briefing mal wieder nicht gelesen, der lebenswichtige 8-Uhr-Kaffee hat gefehlt oder Herr Müller aus der PR-Abteilung ist mal wieder unterzuckert, weil er in der morgendlichen Hetze das Frühstück vernachlässigt hat. Selbst eine zu fest sitzende Krawatte oder ein zu enger Kragen können die Konzentration stören, indem sie dem Träger im wahrsten Sinne des Wortes die Sauerstoffzufuhr zum Gehirn abschneiden. Vielen Mitarbeitern scheint der Grund für die plötzliche Atemnot und unvermittelt auftretenden Schweißausbrüche aber gar nicht bewusst zu sein. Es liegt also an Ihnen als Chef, sie darauf hinzuweisen. Und insgesamt ist die unschöne Wahrheit: Wenn Ihr Publikum nahezu einschläft, liegt die Verantwortung dafür hauptsächlich bei Ihnen beziehungsweise Ihrer Präsentationsweise.

Erste Maßnahmen für bessere Teamsitzungen

Im Folgenden werden ein paar grundlegende Ratschlägegegeben, mit denen Sie Ihre Meetings und Präsentationen kurzfristig aufpolieren können:

    • Häufigkeit und Dauer der Sitzungen verringern: Selbst bei maximalem Interesse haben Menschen nur eine limitierte Aufmerksamkeitsspanne. Deshalb hat es sich bei Großunternehmen wie Yahoo inzwischen durchgesetzt, jedes Meeting streng auf 15 Minuten zu begrenzen. Selbst die bekannten TED-Vorträge gehen nie länger als 18 Minuten, wie Sie hier nachprüfen können. Dies ist laut einigen Quellen nämlich die ideale Dauer, um maximale Aufmerksamkeitswirkung zu erzielen. Jedoch muss sich an diesen engen Zeitrahmen auch gehalten werden. Unterbrechen Sie also ausufernde Diskussionen und navigieren Sie als Gesprächsleiter immer wieder zum ursprünglichen Thema zurück. Für eine solch kurze Zeit, beispielsweise bei einem morgendlichen „Infusionsmeeting“, kann auch problemlos gestanden statt gesessen werden, was ebenfalls förderlich für die Konzentration ist.
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    • Komfort der Teilnehmer steigern: Mit unbequemen Stühlen, greller Beleuchtung und zunehmend stickiger Luft sind viele Konferenzräume ein Graus. Sie sollten es Ihren Angestellten also so angenehm wie möglich machen, um eine stressfreie Ausgangslage zu schaffen. Frische Luft durch ein weit geöffnetes Fenster kann bereits Wunder wirken. Um sicherzugehen, dass sich das Besprochene auch einprägt, sollten Sie außerdem auf die guten Tugenden aus der Schulzeit setzen. Damit ist nicht gemeint, dass Sie Ihren Angestellten am Ende jeder Agenda mit einem Klassentest drohen sollen. Es ergibt aber für jeden Teilnehmer Sinn, sich die wichtigsten Informationen mitzuschreiben, anstatt sich mental auszuklinken, weil später eh ein Protokoll verschickt wird. Vereinfachen Sie diesen Vorgang, indem Sie proaktiv Notizbücher bereitlegen. Diese können samt Firmendesign in großer Zahl zum Beispiel unter www.saxoprint.at bezogen werden. Stellen Sie zudem ausreichend Getränke (vornehmlich Wasser) und Snacks (wie Kekse) auf dem Tisch bereit, um den Energiepegel hochzuhalten. Kaugummikauen muss übrigens kein Zeichen von Respektlosigkeit sein, sondern kann die Konzentration für 15 bis 20 Minuten nachweislich steigern.
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    • Einem Konzept folgen: Qualität geht vor Quantität, das gilt auch für Meetings. Bereiten Sie eine klare Struktur vor, legen Sie einige wenige präzise Themen fest und briefen Sie alle Teilnehmer im Voraus hinreichend über den Ablauf, die angestrebten Ziele und vor allem die Entscheidungsprozesse – ein besonders wichtiger Punkt, da viele solcher Treffen aufgrund von Unklarheiten über die geltenden Befugnisse und Autoritäten zu keinem Ergebnis kommen. Halten Sie die Teilnehmerzahlen möglichst klein, indem Sie nur wirklich relevante Mitarbeiter einladen, und verzichten Sie im Bestfall auf Ablenkungen wie technische Hilfsmittel. Ihr Publikum wird nämlich eher mit Lesen als mit Zuhören beschäftigt sein, wenn Sie eine allzu textlastige PowerPoint-Präsentation an die Wand werfen. Vergessen Sie auch nicht, jedes Meeting noch einmal für sich Revue passieren zu lassen. Das ist zwar ein Mehraufwand, lohnt sich aber, da zukünftige Meetings auf diese Weise immer effizienter ablaufen werden.
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Die konventionellen und auch unkonventionellen Möglichkeiten, Ihre Angestellten in Meetings und Konferenzen wachzuhalten, sind zahlreich. Als Moderator müssen Sie sich bewusst machen, dass Sie (zumindest ein Stück weit) selbst für die Motivation Ihrer Angestellten verantwortlich sind.

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© Hamza Butt / Flickr CC BY 2.0

© Hamza Butt / Flickr CC BY 2.0

© Yohann Legrand / Flickr CC BY-SA 2.0

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